Подписывает справку 2 ндфл для сотрудника. Обоснование по закону
Спрашивает Надежда:
Просим разъяснить порядок заполнения поля «Подпись» в новой справке по форме 2-НДФЛ. Нужен ли локально-правовой акт (приказ) на право подписи данного документа не единоличным органом исполнительной власти организации, если справку с признаком «1» (налоговый агент) подписывает главный бухгалтер? Признак «2» (уполномоченный представитель) указывается, если справку подписывает иное стороннее лицо (организация, ИП), привлекаемое для ведения данного вида документов (не только бухгалтерского учета)?
С 8 декабря 2015 г. действует новая форма справки о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ), утвержденная приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ . Она подписывается налоговым агентом или уполномоченным представителем.
Налоговые агенты имеют те же права, что и налогоплательщики (п. 2 ст. 24 НК РФ). Соответственно, они, так же как и налогоплательщики, могут участвовать в налоговых отношениях через законного или уполномоченного представителя (п. 1 ст. 26 НК РФ). Законными представителями налогоплательщика-организации признаются лица, уполномоченные представлять указанную организацию на основании закона или ее учредительных документов (п. 1 ст. 27 НК РФ). В ООО и АО от имени общества без доверенности вправе действовать только директор (генеральный директор), который является единоличным исполнительным органом общества (ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Следовательно, только он считается законным представителем и вправе подписывать документы от имени налогового агента. Это подтверждает Минфин России в письме от 25.09.2012 № 03-02-07/1-227. В нем финансисты указали, что иное лицо (не директор) только на основании приказа не вправе действовать от имени общества, в том числе представлять его интересы. Для этого нужна доверенность. При наличии таковой лица, на которых приказом возложено исполнение обязанностей директора, вправе участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в качестве уполномоченных представителей.
Таким образом, расписаться в справке по форме 2-НДФЛ от имени налогового агента (с признаком «1») может только директор организации. Если справки подписывает главный бухгалтер, он должен обязательно иметь на это доверенность. Одного приказа директора недостаточно. При наличии доверенности главный бухгалтер будет считаться уполномоченным представителем налогового агента (п. 1, 3 ст. 29 НК РФ). Соответственно, в подписанной им справке по форме 2-НДФЛ должен быть указан признак «2» (уполномоченный представитель) и наименование документа, подтверждающего полномочия представителя (доверенность № ___ от «_» ___).
Обратите внимание, если налоговый агент - индивидуальный предприниматель, то справки с признаком «1» от имени налогового агента подписывает он сам. Если такая обязанность возложена им на главного бухгалтера, последний как уполномоченный представитель физического лица должен иметь доверенность, заверенную нотариально (п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57 «О некоторых вопросах, возникающих при применении арбитражными судами части первой Налогового кодекса Российской Федерации»).
Все сказанное в отношении главного бухгалтера касается и сторонних лиц, привлекаемых для составления справок по форме 2-НДФЛ. Такие лица (организации, предприниматели) для подписания справок должны иметь доверенность. И в этом случае они подписывают справки как уполномоченные представители.
Кто подписывает 2-НДФЛ согласно законодательным требованиям? В каких случаях подпись считается правомерной, даже если принадлежит не руководителю предприятия? Какие внутренние ЛНА (локально-нормативные акты) обязательно должны оформляться при делегировании полномочий? Все подробности рассмотрены в материале ниже.
Справка формы 2-НДФЛ требуется для предоставления работодателем сведений о суммах начисленного вознаграждения (дохода) по каждому сотруднику. Дополнительно приводятся данные об удержанных налогах и вычетах, если они положены по глав. 23 НК РФ. Отчетным периодом признается календарный год (полный или нет при увольнении в течение года). Правильно составленный бланк обеспечивает достоверность расчетов с бюджетом, предотвращает применение к предприятию штрафных санкций.
В помощь при заполнении документа ФНС разработаны исчерпывающие Рекомендации (утверждены Приказом под № ММВ-7-11/485@ от 30 окт. 2015 г.). Согласно правилам формирования бланка, начиная с периодов за 2015 г. и далее, утверждает достоверность сведений о начисленных доходах налоговый агент или же уполномоченный представитель. Первый вправе действовать без доверенности, второй обязан указать реквизиты документа (обычно доверенности), дающего право подписывать форму. В любом случае требуется привести расшифровку ФИО и должность.
Обратите внимание! Для документов, представленных за более ранние периоды (2010-2014 гг.) действовал иной порядок. Рекомендации по заполнению разъясняли, что форму могут подписывать любые ответственные лица налогового агента. Дополнительно приводились расшифровка подписи и актуальная должность сотрудника.
Кто подписывает 2-НДФЛ в 2017 году?
С 2016 года введена в действие новая форма документа. Теперь заверить 2-НДФЛ с проставлением кода подтверждения могут:
- Налоговый агент – указывается код 1.
- Уполномоченный представитель – указывается код 2.
Нередки ситуации, когда составлением 2-НДФЛ занимается рядовой бухгалтер, не имеющий права подписи наравне с директором, главным бухгалтером или заместителями. Как поступить исполнителю в этом случае? Как обосновать законность формы для налогового документооборота предприятия?
Прежде всего, следует помнить, что справка не входит в перечень бухгалтерских документов. А значит Закон «О бухучете» под № 402-ФЗ на ее оформление не распространяется. Право подписи может быть передано руководителем организации любому ответственному сотруднику. Для этого необходимо издать приказ и назначить перечень уполномоченных должностных лиц. Кто именно включается в ответственный круг определяется работодателем самостоятельно в ЛНА.
Кто подписывает справку 2-НДФЛ для сотрудника
По письменно составленному заявлению работника работодатель обязан предоставить ему бланк по форме 2-НДФЛ. Цель запроса может быть различной – от подтверждения доходов для оформления кредита в банке до предоставления в социальные органы при получении пособий. Кто подписывает 2-НДФЛ для сотрудников?
Правила формирования документа в этой ситуации схожи с общими при сдаче отчетности в органы ИФНС. Подписать сведения должно уполномоченное лицо, назначенное Приказом руководителя предприятия. В качестве таких ответственных лиц могут выбираться следующие специалисты:
- Лица, занимающиеся начислением зарплаты и прочих видов вознаграждений персоналу предприятия.
- Кадровые работники, ведущие учет кадров организации, начисляющие и перечисляющие налоги, формирующие отчетность.
- Главный бухгалтер организации или же его заместитель, имеющий обязанность по расчетам с персоналом, учету заработной платы; контролирующий правильность заполнения отчетности по НДФЛ.
- Руководящие лица предприятия – генеральный директор, директор, его заместитель, учредительными документами уполномоченный на представление интересов налогового агента.
Кто подписывает справку 2-НДФЛ директору
Оформление формы для руководителя организации выполняется согласно общим требованиям. Обязанность подписывать документ возлагается на ответственного сотрудника или же непосредственно на директора. Допустимы оба варианта, главное – соблюдать все нюансы оформления внутреннего документооборота предприятия.
В отношении справки о доходах один из самых популярных вопросов для практически каждого трудящегося человека и работодателя – кто подписывает 2-НДФЛ для сотрудников в 2019 году? О том, какие есть правила на этот счёт и как складывается практика, узнаете из нашего обзора.
На 2019 год налоговики разработали новую форму справки 2-НДФЛ (приложение № 1 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566). Новая форма вступила в силу с 1 января 2019 года. Впервые отчитаться по новой форме нужно за 2018 год.
Навстречу реалиям
Изначально, согласно официальным разъяснениям по правильному заполнению такого важного документа, ставить подпись на 2-НДФЛ для сдачи в ИФНС был полномочен только сам налоговый агент. В большинстве случаев это руководитель компании, а также непосредственно сам индивидуальный предприниматель.
Но практика вносит свои коррективы. Так, общие правила уточняют, что справку теперь могут визировать и уполномоченные на подобные действия лица организации (ИП) на основании заранее составленной доверенности, которую может выдать руководитель компании или коммерсант.
Лицо, которое визирует справку 2-НДФЛ, обязано обозначить:
- занимаемую должность;
- фамилию и свои инициалы.
Дело в том, что этот документ законодательно отнесён не к категории бухгалтерских официальных справок, а к налоговым документам. Поэтому совсем необязательно подписывать его именно руководителю, как об этом уже выше сказано.
Право на визирование 2-НДФЛ может иметь и доверенное лицо. Однако в таком случае необходимо оформление доверенности. Согласно установленным правилам, подробные реквизиты этой доверенности следует обозначать в конце справки 2-НДФЛ вблизи с подписью соответствующего уполномоченного лица. Указывать их следует как реквизиты документа, подтверждающего право такой визы:
По закону доверенность от имени юридического лица легитимна при ее подписании:
- Руководителем.
- Иным лицом, которое уполномочено законом и/или учредительными документами (прежде всего, уставом фирмы).
Правила оформления
Справка 2-НДФЛ — это унифицированный документ, относящийся к отчетности. Его формат утвержден приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. Последние изменения в форму справки были внесены совсем недавно приказом ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@. Из следующего за данным приказом информационного сообщения ФНС можно сделать вывод, что пока организациям разрешили оформлять 2-НДФЛ в старом виде без последних корректировок. Актуальную форму справки 2-НДФЛ можно скачать по ссылке .
О порядке выдачи справки 2-НДФЛ работнику читайте здесь.
Помните: тот, кто подписывает 2-НДФЛ, должен иметь на это право. На практике встречаются случаи, когда на выданной справке сотруднику подпись ставит руководитель отдела. Так делать нельзя, так как законодательством Российской Федерации четко определено, кто подписывает 2-НДФЛ для сотрудников. Сама справка относится к группе налоговых, а не бухгалтерских документов. Это значит, что на ней должна стоять подпись налогового агента. У работодателя таким представителем является руководитель организации. Именно он должен поставить свою подпись на готовой справке. Так что в стандартном варианте вопроса: «Кто подписывает справку 2-НДФЛ для сотрудника?» — сложностей возникать не должно.
Отметим, что на справке не требуется ставить печать. Хотя раньше такая необходимость была закреплена законодательно. Теперь на документе нет даже места для постановки печати. Об этом многие организации забывают и «штампуют» справки по привычке. Такой подход допустим, так как наличие оттиска печати на 2-НДФЛ нарушением не является.
Не знаете свои права?
Справка главбуху и директору
Часто возникает вопрос, кто же подпишет 2-НДФЛ главному бухгалтеру? Дело в том, что у некоторых сотрудников учета возникает путаница, так как именно главбух ставит подпись на такой справке. Но делает это он на основании доверенности в качестве уполномоченного лица. И если самому главбуху понадобится справка, то подписать ее должен руководитель предприятия.
Компании также нужно определиться с тем, кто подписывает 2-НДФЛ директору. Такая проблема может возникнуть в небольшой компании, где все документы подписывает сам руководитель. Единственным выходом из этой ситуации является назначение уполномоченного лица для подписания справки. Хотя в законодательстве нет запрета на подписание самим директором справки для себя.
Оформление доверенности
Ситуация осложняется в случае, когда в компании работает большое количество человек. Это может быть и 500, и 5000 сотрудников. Кто подписывает справку 2-НДФЛ? Снова руководитель. Но в таком большом объеме сделать это невозможно физически. В этом случае директор предприятия должен выбрать уполномоченного представителя для подписания справок. И это может быть сразу несколько человек. Тот, кто подписывает 2-НДФЛ, должен иметь соответствующую доверенность. Кроме того, следует оформить специальный приказ руководителя, где перечисляются все уполномоченные лица. В самой справке необходимо делать отметку, что подпись ставит не сам налоговый агент, а уполномоченный представитель, а также указать реквизиты соответствующей доверенности и приказа.
Справка 2-НДФЛ — это документ, относящийся к отчетности, а значит, к его оформлению нужно подходить очень тщательно. Если при подписании или указании данных будет допущена ошибка, то проблемы возникнут не только при проверке справки налоговыми инспекторами, но и с сотрудниками, которым был выдан документ. Внимательность — главный помощник бухгалтера при подготовке таких справок.
Бланк содержит сведения о налогообложении налогом на доходы с физических лиц, сформированного по отдельному работнику налогового агента.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
- Вести учет полученных работником доходов.
- Удерживать НДФЛ и своевременно перечислять его в бюджет федерального уровня.
- Подавать сведения в форме 2-НДФЛ по каждому физическому лицу.
- Создавать сводную ведомость в форме реестра.
Документ физическому лицу выдается в оригинальной форме, дающей право на представление его по месту требования.
Сущность документа
Справка содержит подробные сведения о доходах в денежной и натуральной форме, подлежащей налогообложению НДФЛ. Порядок учета данных определяется гл. 23 НК РФ.
Справка содержит подробные сведения о налоговом агенте, физическом лице, полученном доходе, ставке, вычетах и налоге. По НДФЛ сведения формируются в разрезе начисленного, удержанного и перечисленного налога.
Правильное ведение учета заработной платы сводится к получению одинакового значения по строкам справки, отражающих начисленную, удержанные и перечисленные величины НДФЛ.
Переплата, указанная в справке, является ошибкой. Организация не имеет право отражать в справках излишне уплаченные суммы.
Переплату необходимо возвратить на счет или зачесть в счет предстоящих платежей по письменному заявлению, поданному в ИФНС.
Кто формирует справку
Организация или ИП должна разработать учетную политику, в которой указываются основные и важные моменты учета. Приложением к учетной политике оформляется порядок делового внутреннего документооборота.
Состав документов определяется в разрезе применяемых в учете бланков. В перечень условий ведения документов входит:
- обязательная форма (в том числе 2-НДФЛ);
- сроки сдачи на утверждение и в контролирующие органы;
- лицо, ответственное за формирование документа.
В документе имеются данные о лице, имеющем право подписывать форму. По общему порядку справка формируется работником бухгалтерии, имеющим обязанности по начислению заработной платы сотрудников.
Кому выдается
Справка по форме 2-НДФЛ для сотрудника выдается любому работнику организации или ИП, принятому по .
При обращении с просьбой о выдаче уволенного работника справка выдается на общих основаниях с актуальной датой формирования.
Возникновение необходимости получения документа за прошлый период может возникнуть у бывшего работника:
- В случае его обращения в ИФНС для получения имущественного или социального вычета за период, не превышающий исковую давность.
- При утере работником документов о доходах, выданных ему в составе обязательного пакета бумаг при увольнении.
Выдача справки может производится по запросу, направленному новой организацией-работодателем.
При отсутствии у бывшего работника места трудоустройства – безработному справка за период работы в организации выдается по личному запросу.
Справка может потребоваться иностранному гражданину для подтверждения погашения обязательств по налогам РФ и предъявления ее в стране постоянного проживания.
Форма справки позволяет отражать данные об иностранных гражданах. Для данной категории предусмотрены строки, отражающие:
В отношении статуса резидента данные указываются на конец периода, за который представлена справка. При изменении статуса актуальность имеет только последний показатель.
Кто должен подписывать справку 2-НДФЛ
Порядок лиц, кто подписывает справку 2-НДФЛ для банка, налоговой и имеющих право подписи документов налоговой отчетности, установлен по утверждению учетной политике.
Документ представляется в официальные органы и должен заверяться лицом, имеющим на это право.
Вопрос не имеет однозначного ответа после утверждения последней действующей формы, принятой в качестве приложения к приказу ФНС РФ от 17.11.2010г. за № ММВ-7-3/611@.
Ранее было конкретное указание на руководителя и главного бухгалтера, в настоящее время подписывать должен налоговый агент. Компания должна самостоятельно выбрать ответственное лицо, на которое будет возложена обязанность.
Кто имеет право
Право представлять интересы предприятия как налогового агента имеет право лицо, закрепленное приказом.
В качестве представителя предприятия как налогового агента могут иметь право:
- Лицо, ведущие начисление заработной платы работников, начисление и удержание налога, формирующие справки 2-НДФЛ.
- Главный бухгалтер предприятия, которые также может иметь обязанности по учету заработной платы и отчетности по доходам физических лиц или принимать участие в качестве контролера качества заполнения форм.
- Руководитель – директор или иное лицо, права которого установлено учредительными документами или приказом.
Любое из лиц может представлять интересы предприятия как налогового агента. Лица, подписи которых заверяют отчетность и формы, выданные работникам, не обязаны должны принадлежать одному лицу. Основное условие – законное право лица, установленное приказом.
Документальное основание
В обязательном порядке лицо, которое подписывает документ, указывает на бланке свою должность и расшифровывает подпись фамилией с инициалами.
В отсутствии лиц, ответственных за подпись справки, установленных в учетной политике и приказе, необходимо определить круг лиц, временно допущенных к подписи.
Обстоятельство обеспечения замены может возникнуть при уходе ответственного лица в отпуск. При подписи документов необходимо указывать данные лица, временно замещающего убывшего в отпуск.
В дополнение можно указать приказ и дату, на основании которого возникла ответственность. При проведении процедуры закрытия компании право подписи имеет лицо, ответственное за подпись всех документов.
В случае закрытия при ликвидации до окончательного удаления из реестра подпись на документах юридического лица ставит руководитель или учредитель. Для ИП право подписи сохраняется и после его закрытия.
Ответственность за нарушения
В ходе ведения деятельности появляются ситуации, которые могут привести к искажению данных, указанных в справке.
Необходимо различать ответственность за постановку учета в компании, ведение учета и общую ответственность как руководителя. В случае искажения данных, подаваемых для ИФНС, порядок ответственности определяется НК РФ.
При завышении данных дохода для учреждений банком нарушение можно квалифицировать как мошенничество.
В данном случае доказать умысел вряд ли получится, но при попадании данных в ИФНС инспекция имеет право доначислить налог к уплате со всеми сопутствующими санкциями.
Часто задаваемые вопросы
В процессе ведения учета НДФЛ, формирования справок иногда возникают вопросы:
| Тема вопроса | Разъяснение |
| Большое количество вопросов касается корректировок справок | В случае корректировок данных, производимых в течение года, показатели до исправлений не отражаются в справке. Строка начисленного налога должна содержать правильные выверенные данные с учетом произведенного перерасчета. Примером изменений данных может быть изменение статуса нерезидента на резидента. При получении нового статуса лицу возвращается разница ставок 13% и 30% по строке начислений |
| Часть налоговых агентов сомневается по поводу заверения печатью справки, выдаваемой физическому лицу | Выдаваемые юридическим лицом справки подлежат обязательному заверению, для ИП данные не регламентированы. Если печать ИП заявлена в ИФНС при учреждении, отчетность необходимо заверять печатью. Для других мест применение печати для ИП не является обязательным. Печать на документе необходимо располагать таким образом, чтобы не закрывать подпись ответственного лица |
| Физические лица не всегда имеют понятие о порядке выдачи справок | Выдача справок 2-НДФЛ физическим лицам производится в бухгалтерии предприятия-работодателя. Заявка на документ подается в письменном виде, составленном в произвольной форме. Необходимость составления заявления обусловлена требованием систематизации документооборота. Согласно ТК РФ, на создание документа и его оформление (подпись должностного лица, заверение печатью) отводится 3 рабочих дня |
Как принято у ИП?
Отличия состоят в том, что многие вопросы документооборота и структурного распорядка регулируются у предпринимателя ГК РФ.
Законодательством установлено:
- Отсутствие лиц, которые по учредительным документам имеют право на представление интересов предпринимателя в различных инстанциях.
- При необходимости поручить часть дел в официальных инстанциях от лица ИП возникает обязанность оформления нотариально заверенной доверенности.
- Главный бухгалтер не имеет столько ответственных полномочий, как в случае приема его на работу к юридическому лицу. Главный бухгалтер имеет право помогать ИП вести учет и не является ответственным лицом ИП. Ответственность за постановку учета в ИП несет предприниматель, а не главный бухгалтер, как у юридического лица.
Исходя из ограниченной ответственности прочих работников, можно заключить об исключительном праве подписи справки 2-НДФЛ индивидуальным предпринимателем.
Если справка ответственного лица?
Ответственное лицо, которое представляет интересы организации и чьи правомочные действия закреплены приказом, имеет в данной ипостаси определенный статус.
Необходимо различать право ответственного лица и его в качестве работника. Ответственное лицо:
- в форме руководителя или представителя компании как налогового агента имеет обязанности и право подписи справки 2-НДФЛ;
- качестве работника имеет право получать доход, определенный ему по трудовому договору. Подобно другим работникам, ответственное лицо, если оно не ИП, является наемным работником. Если ответственное лицо является учредителем, он также должен быть утвержден руководителем с назначением ему заработной платой.
